仕事の段取りが悪いと言われないための4つの方法

勉強して試験をクリアしていればよかった学生時代が終わり、社会人になった途端に問われるのが『段取り力』。

 

働き始めて数カ月経ってみて、ふと、思いませんか?

あれ?もしかして自分って、、、段取りが悪いのでは?

 

よく考えたら学生時代も要領よく勉強できていたわけではなかったかも、、、。

 

ノートをまとめるが大好きで、試験の前日というのに美しいレイアウトの「まとめ」を作っていたなぁ、、、。

 

そういえば、試験勉強する前に机の整理を始めたら、部屋の模様替えまでし始めて収集がつかなくなったなあ…。なんていうこと、ありませんでしたか?

 

もしも学生時代に段取り力を鍛えていたら、もっと成績はよかったかも。、、、もしかしたら今と違う人生をおくっていたかもしれません。

 

おわったことはよしとして、今後の人生だって、段取り力を上げることで、仕事の効率は間違いなく上がります。

 

、、、ってことはもしかしたら、人生だって変わってしまうかも⁉︎

 

人生が変わるかもしれない「段取りを良くするため」の方法を考えてみましょう。

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段取りが悪いと言われる人の特徴

 

段取りがいい人からすると、段取りの悪い人はこんな風に見えるようです。

  1. 個性的なこだわりが強い
  2. 思いつきで行動する
  3. 整理整頓が苦手
  4. 周りが見えていない

 

このような特徴を持つ人は、個性を発揮できるような仕事の場合は特に問題は起きないかもしれませんが、組織で働く時は、周りに迷惑をかけることもあります。

 

それぞれの特徴についてみていきましょう。

 

1)個性的なこだわりが強い

 

かつての私の上司は「」や!のような記号を半角で書くことにこだわっていました。

 

こだわると気になって仕方がなくなるらしく、私は、社内で使うだけの資料内の記号を半角に訂正する仕事を命じられたことがあります。

 

訂正に使った時間は、正直全くの無駄だったと思います。他にしなければいけない作業があったのですから。

 

例えば学生時代、テストの前に美しいレイアウトのまとめを作っていた人も、その時間で練習問題をどんどん解いていたら試験の点数はいくらかあがったのではないでしょうか。

 

2)思いつきで行動する

 

何かの処理をしている最中に、突然別のことを思いついて作業を中断してしまう人っていますよね。

 

才能をいかしてひらめくままに作品を作っていくような仕事をされている方ならともかく、一般の仕事では、作業がとっちらかっていきます。

 

3)整理整頓が苦手

 

苦手という意識があるならともかく、他人にはちらかっているようにみえるけれど、本人には配置が全て分かっているというようこともあります。

 

それは個性的な整理整頓がされている場合です。

 

これは上記の1)、2)がからみあっていて、個性的なこだわりのある、思いつくまま行動した結果だと考えられます。

 

4)周りが見えていない

 

自分の机だから、自分がわかればいいでしょ?と思うかもしれませんが、会社員であるあなたは組織の一部です。

 

嫌なことを言うようですが、もしもあなたが突然病気になったり、事故にあったとしても、仕事は続いていくものです。

 

そんな時、すぐ次の人が仕事の続きができるような整理整頓こそが、実は段取りにとって必要なことなのです。

 

仕事の段取りが悪いと言われないための4つの方法

大切なのは組織の一部という意識

どんどん増えて山のようになっていく作業をこなしていくためには、自分のやりやすいやり方でやっていきたいものですね。

 

けれど、それは他人から見たら「個性的なこだわり」と見られるかもしれません。

 

もしも1から10まで絶対に自分がやり遂げるような仕事なら、それでいいかもしれませんが、時として他人に助けてもらうようなこと、ありませんか?

 

セッパづまって先輩方が助けてくれようとした時に、仕事の状況を説明できて、すぐ作業に入れるような段取りができていることこそが整理整頓が行き届いているということなのです。

 

先輩に仕事を教えていただいた時のやり方のままにしていますか?やり方に自分のこだわりを入れていませんか?

 

自分のこだわっていることが、本当に段取り良くなっているのか一度見直してみましょう。もしかしたらそのこだわりが段取りを悪くしているのかもしれません。

 

作業の棚卸をしてみましょう

仕事がどんどんくると、気になってしまいますよね。今やっていたことからつい手を離して次のことを始めたら、うっかりさっきまでやっていたことがわからなくなったりしませんか?

 

来た仕事からこなしていくことに精一杯になってしまうかもしれませんが、少し手を止めてみましょう。急がば回れです。

 

今抱えている仕事、どのくらいありますか?いつまででしょう?作業の量や締切日などを整理してみましょう。

 

もしかしたら一緒にできる作業がありませんか?

 

結果を見据えて優先順位をつけてこなしていくことこそが段取りのいい仕事のやり方です。

 

スケジュールを組む

 

1)目標をしっかり持ちましょう

2)期日を意識してスケジュールを組みましょう

 

目標と期日がはっきりしていれば、例えば先ほど例に挙げた私のかつての上司なら、社内資料の半角文字変換の作業なんて不要だと気付いたはずです。

 

あなたの作業の中で、そのような無駄な作業、やってしまっていませんか?そんなことは今すぐやめて、本当に大切なことからこなしていきましょう。

 

誰にだってこだわりがありますから、何もかもやめろというわけではありませんが、明らかに無駄なものは諦めましょう。

 

例の上司なら、個人的なSNSや自分のメモ書きだけで半角にこだわっていればいい話です。

 

無駄なこだわりよりも成果に重きを置きましょう。

 

余裕を持つ

 

予定は未定。特に慣れていない作業の場合は予定は組みづらいものです。少し余裕を持ってスケジュールを立てましょう。

 

もし何かあっても慌てずに済みます。

 

余裕があれば、ここで半角変換などの個人的なこだわりに没頭もできます。(やらないに越したことはありませんが。)

 

 

 

最低限読んでおきたい2冊の参考書籍

 

スケジューリングに関する本は山のようにありますが、超ロングセラーの本は押さえておきたいところです。

 

新しい本はキラキラ輝いていますが、消えていくものも多いもの。まずは基本を押さえましょう。

 

1)『7つの習慣』スティーヴン・R・コヴィー


完訳 7つの習慣 人格主義の回復


まんがでわかる 7つの習慣

2)『TQ』    ハイラム・W・スミス


TQ-心の安らぎを得る究極のタイムマネジメント (SB文庫)

こういう本を読む時から、スケジュールを組んでみましょう。

本を読む目的は、段取りよくすることです。さて本を開いてみると前書きの長さに驚きませんか?

 

まず目次を読んでみましょう。期日以内に読みこなすには、もしかしたら太字を先に読んでいく方がいいかも?

 

そうです。本は初めから最後まで読む、というのはもしかしたら「こだわり」かもしれません。

 

この本を読む目的を達成するためには、自分の知りたい情報を最低限押さえて、細かいところは後回しにすればいいのです。

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