【簡単でわかりやすい】退職時の業務引継ぎマニュアルの作り方

部署の異動や退職で、業務引継ぎマニュアルを作成しなければいけなくなる時がありますよね?どうせ自分のためじゃないのにと思って、面倒になったりしませんか?

そんなあなたに、業務マニュアルを素早く効率的に作成する方法を紹介します。ぜひ参考にしてくださいね。

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【簡単でわかりやすい】退職時の業務引継ぎマニュアルの作り方

 

 いつ作るの?

もしかすると、「通常業務の合間や、細切れ時間に業務マニュアルを書けばいいかな」と思ったりしていませんか?

でもそれだと、書きながら何度も中断することになって、再開してはまた一から思い出して書く、ということになって、大変効率が悪いです。

なので、業務マニュアルは「仕事をつめてまとまった時間を作り、集中して書く」ようにしましょう。業務マニュアルは後に残る上司や同僚にとってメリットになるものですので、作成中に文句を言われることもありません。

まずはリスト作成から

マニュアルをいきなり一から書き出しても、何を書けばいいのか迷いだし、なかなか作業が進まないということになりがちです。

なので、まず自分の行っている業務を一度、一枚の紙にすべてリスト形式で書き出してみましょう。他の人と共同で行っている業務については、書き出す必要はありません。そうした業務は、その共同で作業していた方があなたの後釜の方に教えることになります。

そのようにして書き出した後、各項目を「時系列順」や「毎日行うもの、月一で行うものなどの頻度別」のように業務のタイプに合わせて分類してグループ化しましょう。

目次と骨子を作成する

このようなリストを作成したら、今度はそれを目次の形に落とし込みましょう。

ここでおすすめなのが、「目次にページ数は記入しない」ということです。もしページ数を入れてしまうと、本文の追加・修正の度にページ数の変更が発生し、その都度目次を修正することになるため、大変面倒になります。

目次が出来たら、それをそっくりコピーして、本文の記載スペースに貼り付けましょう。それから、各目次の下にポイントのみを骨子として記載します。こうしておくと、後から何を書くつもりだったか忘れてしまうことがなくなります。

本文の作成と参考資料

ここまでしておけば、あとはそれを文章に落とし込むだけですので、本文を書くのに苦労はしないはずです。

しかし、書いているうちに「○○の資料を使って」など、参考資料をどう扱ったらいいのか、困ることが出てきます。まさか、その資料の内容をマニュアルに丸写しするわけにもいきません。

このようなときは、参考資料はコピーしてワンセットにして別紙で本文の後ろにつけて、本文には「別紙1を参照」などと記載すればいいです。その方が、資料の様式が変わった時に、後の人がマニュアルを差し替えるのも楽になります。

まとめ

いかがでしょうか?自分が去った後のこととはいえ、「立つ鳥跡を濁さず」で、業務マニュアルはきれいに作っておいたほうが、後々自分の高評価にもつながります。この記事があなたの参考になれば幸いです。

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