説明が下手な人の話を聞かなければいけない時、本当に困りますね。時間が取られる割には必要なことがわからない。大切な時間が無駄に費やされていくように感じます。
けれど、説明が下手な人って意外とどこにでもいます。イライラしているだけではもったいない。これを機会に、説明が下手な人を攻略してしまいましょう。
大切な仕事の打ち合わせに、またヤツがやってくる。あの、説明が下手くそな困ったヤツ。がっかりしますよね。会う前からイライラします。
ヤツが話し始めたら、やっぱりわかりづらい。「要するに…」と言い換えてしまったり、「結論から話してください」と言いたくなったりしますね。
あなたの心の中は「だからなんなんだ？何が言いたいんだよ！」という怒りでいっぱい。ヤツの説明がいき詰まるたびにストレスが溜まっていってしまいます。
イライラするその気持ち、わかります。けれどそのイライラは、無駄な感情です。あなたがイライラすると、ともすれば相手が萎縮して焦ってもっと説明がわかりにくくなるかもしれないからです。
残念なことですが、相手の説明が下手なことは仕事がスムーズにいかない理由にできません。スキルアップの一環として前向きに取り組みましょう。
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イライラしない為に大切なのは広い器
まず説明するのが下手なあの方にとって話しやすい相手になってあげましょう。あの方が説明が下手なことはわかっているのですから、せめてあの方のベストを尽くせるようにしましょう。
よく言われることですが、「相手を変えることはできないが、自分を変えらることはできます」。あの方が説明上手になる前に、あなたが「聞き出し上手」になってみましょう。
説明が下手なあの方からもれなく必要事項が聞き出せるすごい人物になってやろうではありませんか。相手のためではなくあなたのためです。必要なことをもれなく聞き取るために冷静な対応をしてみましょう。
まず聞き出せたところをメモして反復してみましょう。ポイントは何か、５W１Hなどを、埋めていくところからやってみましょう。全体の話はチンプンカンプンであっても要素は散りばめられているはずです。
ミステリーを解決するような気分、手がかりを掴んで解読していってみましょう。
説明下手な人の特徴
何について話すのかわからない
小学校の時の宿題の日記に、こんな書き方をする人はいませんでしたか？
「今日は⚪︎時に起きました。パンと目玉焼きとサラダを食べました。お母さんが忘れ物はないかと聞きました。歯磨きをして、家を出て⚪︎⚪︎さんを迎えに行きました。…」
実は大人になってもこういう話し方をする人は少なくありません。何もかも余すことなく報告しようとしているのです。
ポイントが何かわからない
優先順位をつけて人に伝えるのが苦手なのでしょう。本人には独特の価値観があるのかもしれません。何もかも伝えないと不安なのかもしれません。
何もかも伝えようとして何も伝わらないという結果になっていることを本人は全く気づいていないと考えられます。
焦って会話をするため早口になる
もしかしたら説明が下手なわけでないかもしれません。早口や小さい声で相手が聞こえ辛くて下手と思われていることもあります。
本人にとっては大変かもしれませんが、ゆっくり大声で話すだけでも伝わるかもしれません。
自分と相手が別の人間だとわかっていない
自分にわかることは他人にもわかるはずと思い込んできるケースもあります。その勘違いが溶けたら、もしかしたら格段にわかりやすくなるのかもしれません。
性格の問題かもしれません
いちいち説明するのが面倒くさいという、面倒くさがりやさんかもしれません。
説明が下手な人から聞き出すために
まずはゆっくり大きい声で話してもらいましょう。
説明が下手な人が落ち着いてベストを尽くせるように、話しやすい環境を整えましょう。
メモを用意しておきましょう
絶対に押さえておかなければいけない項目をピックアップしておきましょう。
ポイントは何点か確認しましょう
ポイントと、５W１Hをもれなくおさえましょう。
説明が下手な人の改善方法
自分は説明が下手という事実を受けれ入れましょう
説明が下手だと指摘されたとしたら傷つくかもしれませんが、これは改善できる絶好のチャンスです。
説明が下手な人はどこにでもいます。あなたの周りにはいませんか？説明が下手なくせに威圧的な上司。自分の説明の下手さに気づいていないので、悪いのは理解できない部下達だと思い込んでいます。
説明が下手なことを指摘されたことであなたは説明のわかりにくい威圧的な上司になる未来から免れました。
説明が上手な人でも、話す相手を尊重しなければ、鼻につく存在になることもあります。説明が上手な人がただただ良くて、下手な人が絶対的に悪い、というわけではありません。
自分と他人とは違います
自分がわかることが他人にとってわかるとは限りません。その言い方で伝わるかどうか、相手の立場になって考えてみましょう。想像できないなら直接相手にわかったかどうか聞いてみましょう。
優先順位を守って話し、ポイントを最後に確認
話の途中で何かの理由で話を中断せざるを得ないこともあります。
話は結果から、大切なことから話すように習慣づけましょう。もし時間切れで話し足りなくても大切なことだけが伝わっていたら十分です。
順序立てて考える習慣をつけましょう
思い出したこと、目についたことをヒントに話の流れがどんどん変わっていってしまう人もいます。
わかりやすく話す
大きな声でゆっくりと、難しい言い回しや単語を使わないようにして喋りましょう。あなたがわかっていても相手がその単語を知らない場合、誤解を与え、話が伝わらないこともあります
説明が下手な人に対してイライラせずに話を聞き出すには
説明が下手な人が萎縮してさらに話をわからなくさせないために、話す人にとって、快適な環境を整えましょう。
相手の話を反復して、要点に漏れがないかメモをしてメモをお互い確認して話を終えるようにしましょう。
自分がわかっていることを、何も知らない相手に説明するのは難しいことです。説明が下手な人に行き当たるとイライラしてしまうこともありますが、イライラしても何もいいことはありません。
必要なことをもれなく聞き出すことに重点を置いて、落ち着いて冷静に行動してみましょう。
ここまで読んでくださってありがとうございました。
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