スケジュール管理が苦手な人が短期間で生まれ変わった３つのコツとは？

一日中、やることに追われていたら、結局その日にやりたかった仕事に手を付けられなかった、ということもあるのではないでしょうか。

スケジュール管理のスキルを身に着けることで、限られた時間の中で、効率的に仕事を行い、残りの時間を有効に使えるようになります。本記事では、時間の管理に苦手意識がある方々向けに、スケジュール管理ができるようになる3つのコツを紹介します。

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 タスクを洗い出し、タスクごとの時間を見積もる

まず重要なのは、やるべきタスクを洗い出し、タスクごとに必要となる大まかな時間を見積もることです。

しかし、最初はどのくらい見積もったらいいか見当がつかなかったり、手を付けてみたら想定していた時間よりも大幅にオーバーしてしまったりすることもあるかもしれません。

この時に大切になるのが、タスクを洗い出す際に、できるだけ手を動かせばすぐ終わるレベルまで細分化することです。

例えば、「プレゼン資料を作成する」という仕事があったとします。

このままだと、資料完成までにいったいどのくらいの時間がかかるのか見当をつけるのは難しいですよね。

そこで、「プレゼン内容の骨子を決める」「資料に使用する情報を収集する」「ドラフトを作成する」「上司にレビューしてもらう」…と、細分化するとどうでしょう。

途端に、どのくらいの時間をかけるのか、見当をつけやすくなったのではないでしょうか。

それでも見積もりがしづらい場合には、「○○の項目について情報収集する」「1～5ページ目までのドラフトを作成する」というように、さらに細分化してみましょう。

細分化すればするほど、何をすべきかが明確になり、かかる時間も想定しやすくなります。

また、継続的に時間を見積もる癖をつけておくことで、経験則からより見積もりの精度を高めることができます。

時間を見積もった後は、スケジュールに落とします。その時に気を付けたいのが、余裕を持ったスケジュールを組むことです。

具体的には、7割～8割のスケジュールにしておくことです。

当初想定していない仕事が来たり、見積もりが甘く、想定より時間がかかったりすることもあるので、最初のスケジューリングの時にはキツキツにせずにゆとりを持ちましょう。

重要度と緊急度のマトリックスで優先順位をつける

次に重要なのは、タスクごとの優先順位をつけることです。

せっかくやるべきことを洗い出し、おおよそのかかる時間を把握できても、本来急ぎでやる仕事を後回しにしてしまうと、結局後でバタバタとその急ぎの仕事に取り掛かることになってしまいます。

優先順位をつける際に指標になるのが、「重要度」と「緊急度」の2つの軸です。

すべての仕事は、「重要度高い」 or 「重要度低い」　「緊急度高い」 or 「緊急度低い」で4つにタイプ分けすることができます。その４つのタイプについて、簡単に説明します。

• 重要度が高くて、緊急度も高い

すぐに対応することに意味があり、それをやらなければ、大きな損失になりかねないような仕事のことです。クレーム処理、トラブル対応等がここに当てはまります。

• 重要度が高くて、緊急度が低い

重要だけれども緊急度が高くない仕事のことを指します。自己研鑽・事業計画などがここに当てはまります。

緊急度が高くない分この仕事の時間は後回しにしがちですが、いかにこの仕事に時間をかけられるかが大切になってきます。

また、今は緊急度が低くても、後回しにし続けることにより①になってしまうこともあるので、緊急度が低いうちに仕事を完遂しきることも重要です。

• 重要度が低くて、緊急度が高い

電話当番や会議準備等がここに当てはまります。スケジュール管理が苦手な人はこの③の仕事に時間を取られていることが非常に多いです。

役回り上、この仕事を放棄できないという方も多いと思います。

しかし、効率化を考えたり、本当にやる意味があるのかを考えたりすると、この仕事を減らせることがあります。この類の仕事の時間をなるべく減らすように努めましょう。

• 重要度が低く、緊急度が低い

ここに当てはまる仕事はあまりありませんが、これまでにご紹介した４つのタイプに分けると意外と普段のタスクにこの④が当てはまることがあります。

上司のスケジュールチェック・メールのフォルダ整理等です。時間は限られていますので、極端な話、④には時間を割かないようにすることが大切です。

今ある仕事を①～④に分類し、なるべく、②に時間をとれるようにすること、それ以外の時間を削ることがポイントになってきますので、自身の仕事を分類わけしてみましょう。

習慣をつける

これらのコツを意識していても、慣れないうちは見積もりが甘く結局時間内に終わらなかったり、優先順位を誤ってバタバタしてしまったりすることもあるかもしれません。

そこで、スケジュール管理が苦手な人は、まずはこれを習慣化してしまうようにしましょう。

例えば、朝の30分をタスク整理と1日のスケジュール管理の時間に充てるのもよいでしょう。

また、電車やバスで通勤している方は、通勤時間中にその日やるべき仕事を頭の中で確認してみるのもよいかもしれません。

習慣化することで、経験から徐々に時間見積もりの精度が上がり、よりしっかりとスケジュール管理をできるようになります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。スケジュール管理が苦手で常に仕事に追われている方は、さっそく明日から試してみてはいかがでしょうか。

自身が今やるべきことが明確になり、そこに集中することができるので効率もよくなるはずです。ぜひ実践してみくださいね。

スケジュール管理を行い、効率良く仕事を進めていきましょう。