あなたの周りにも「仕事の要領がよく」「短時間で」「目に見える形で実績を残せる」という人がいらっしゃるのでは？
そんな“出来るビジネスマン”に共通しているのがノートやメモの取り方が上手い！ということ。
当記事ではビジネスにおいてノート・メモが必要な理由、上手いメモの取り方のコツとNGなメモの取り方、メモ関連用品選びのポイントをご紹介します。
メモを活用して自分をワンランクアップさせたい方は是非ご覧ください。
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メモ・ノートを取らないとビジネスではこんな損失が！
たかがメモ、などと侮ってはいけません。
メモやノートを上手く取る人と取らない人とでは明らかな差が出てきます。
メモが必要な理由は次の通りです。
ビジネスマンの忘備録として！
できるビジネスマンほど多くの仕事を抱えているものですね。
たくさんのクライアントとの打ち合わせや社内のミーティングなどの内容を全て正確に記憶しておくことはほぼ不可能ですし、時間とともに記憶もあいまいになるものです。
そこで活躍するのがメモですね。
・言った言わないでもめるトラブルを回避する。トラブルは評価を下げてしまいますよ！
・誤った情報で仕事を滞らせない。スピードは評価を上げますね！
・アイデアが浮かんだ時にすぐメモを取る習慣をつける。優れた企画というものはえてしてリラックスした状態の時に浮かぶものですよね。枕元にメモを置いておくという人もいますよ。
・脳に思考のための容量を常に空けておいてあげましょう。覚えておかなければならないことが多すぎてパニックにならないように！他の場所で保管すればよいことです。思考停止はマズイですよ！
仕事の優先順位を見える化して焦りをなくす！
あれもこれもやらなくちゃ…とパニックになる前に、ToDoリストを作成して終了するごとに消していく、ポストイットに1つずつタスクを書いて終わったら捨てる！など、仕事の多さに押しつぶされないように工夫しましょう！
ただ、職場のデスクにベタベタ貼るのはかえって「仕事出来ない人」みたいな印象をもたれる危険もありますから自分だけわかるメモに記録しておいた方が良いですね。
要点をまとめる力が身に付く！
相手の話から瞬時に重点やキーワードを見つけて記録するという習慣により、ビジネスシーンの重要なコミュニケーションにおいても役に立つ能力となります。
相手から信頼される！
商談や社内ミーティングで熱心にノートを取るあなたの姿をみて、相手の方に「こんなに熱心にメモを取っているのだからこちらの言いたいことは伝わっているな」という安心感を与えることが出来ます。
クライアントの信頼度アップに一役かっているわけですね。
問題解決&新しいアイデアを生む！
例えば新企画を生み出す方法としてよく聞くのが「９マスマトリクス」。
「マンダラート法」や「ドンブラート法」とも呼ばれていますが、簡単かつ発想の展開に役立つのでご紹介します。
9つのマス目を作り中央にテーマを書く
周りの8つのマス目にテーマから連想されるワードをうめていく
③書き出した8つのワードの中で気になるワードを次のテーマにして新たな9つのマス目の中央に書き、このテーマから連想するワードをさらに8つ連想する
この繰り返しで徐々に内容が具体的に掘り下げられていくのですね。
上手いメモの取り方とNGなメモの取り方
効率の良いメモ・ノートのコツをいくつかご紹介します。
メモ・ノートを一冊にまとめる
一冊にまとめることで打ち合わせの時系列でページが進むのでビジネスの進捗状況がすぐにわかりますよね。
別なノートやメモの切れ端などにメモしてしまうと、どこに記録したか忘れたり、最悪なくしてしまう危険も！
ペンで色分け
例えば「黒」は相手が話した内容、「赤」はその中で特に相手が強調していた重要ポイント、「青」は自分の意見・印象・アイデアというように後でみた時にすぐにわかるようにすると良いですね。
余白をゆったり取る
相手の言ったことだけをぎっしり詰めて書くより、たっぷりと余白を空けておけば、そこに後に調べたことや、自分のアイデアも書き込めますね。
空けすぎ⁉くらいがいいかもですよ。
変更前の記録をあえて残す
例えば日付や時間などの変更はあえて修正前の記録をきれいに消してしまわず取り消し線などを引いて修正します。
変更の経緯を残すことによって、変更の連絡を聞いた・聞かないと言ったトラブルの回避にもなりますよ。
スマホ・ボイスレコーダーとの併用
ホワイトボードなどすでに文字化されているものなら、スマホで撮影しておくのもありです。
さらにボイスレコーダーは後々のトラブル回避のためによく利用されます。
文字の記録は後で偽造されかねませんが、現場の肉声はごまかしようがないからですね。
NGなメモの取り方
気を付けたいNGなメモの取り方は次の通りです。
一字一句丸写し
メモを取ることに夢中になるあまり、相手の話を全部書かなくては…と思っていませんか？
相手が強調している重要ポイントを見極めて書く、ということが大切ですよ。
後でメモをみて、結局何が言いたかったんだろう…では困りますね。
5W1Hを意識して書くと後で整理するのが楽ですね。
どこに書いたか分からなくなる
必ず、日付け・時間ごと、案件ごとに順番にページを変えましょう。
同じページに違う案件が混同しているとマズイですね。
字が雑で読めない！
自分で書いていながら急いで書いたためにこれ何だっけ？ということはありませんか。
とくに、固有名詞などは勝手に自分で思い込みの漢字を書くのではなく、カタカナなどで書いておいて後で正確な漢字を調べる、という落ち着きも必要ですよ。
メモ用品選びのポイント
要は自分が使いやすい！というのが一番ですが、効率のよいメモ・ノートの特徴をまとめましたので参考にしてみてください。
＜メモ・ノート＞
・コンパクト(ポケットやカバンに入る。最近はA4判の三つ折りタイプの手帳も登場)
・ペンホルダー付き
・ミシン目付き
・差し替えられるリフィルがある
・フラットにページが開くものは書きやすく後で見やすい
・長時間見ても疲れないページの色彩(真っ白よりアイボリー系の方が楽)
＜ペン＞
最近の油性ボールペンは長時間ストレスなく筆記出来るものがたくさん出ています。
・低い筆圧で濃いインク
・書いた後すぐに乾いて、にじまない
・グリップ部分に衝撃吸収のゲル素材使用
・インク逆流防止機能でポケットにさしても安心
まとめ
いかがでしたでしょうか？
メモやノートはビジネスにとって、実は大変な武器であることがお分かりいただけたのではないでしょうか。
あなたも是非お試しください。
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