「目標を立ててはみたけど、いつも計画倒れ…」
「仕事が思うように進まない…」
社会人・ビジネスマンであれば、だれもが経験する悩みではないでしょうか？
この記事では、目標を達成するためのスケジュールの立て方について、詳しくご紹介します。
次々と舞い込んでくる仕事を、計画的にすばやく捌き、❝デキるビジネスパーソン❞を目指してください。
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スケジュール管理が苦手な人の特徴
まず、どんな人が、スケジュール管理が苦手なのでしょうか？
効率よく仕事をこなしていくためには、日々の取り組み方を振り返ってみることも大切です。
スケジュールの立て方が苦手な人の特徴・要因として、次のようなことがあげられます。
- タスク（やらなくてはいけないこと）が定まっていない
- ゴール（目標や期日）設定ができていない
- タスクとゴールが不明確なため、何からやっていいのかわからない
プライベートとは違い、仕事となれば、期日や成果の設定はつきものです。
そもそも何のために、予定や計画を立てるのかというと、ズバリ「目標（ゴール）を達成すること」が目的なのです。
目標設定が曖昧なまま仕事に着手すると、タスクも明確にならず、優先順位もつかない。
なので、スケジュールもうまく立てられず、立てたとしても計画通りには進まない。
- 目標（ゴール）設定を明確にする
- やるべきと（タスク）を明確にして、整理にする
- タスクをスケジュールに落とし込む
スケジュール管理が苦手な人は、この3ステップを意識して取り組みましょう。
目標（ゴール）設定を明確にする
まず、スケジュールを立てるまえに、目標を明確にすることがもっとも重要です。
最終ゴールが明確でないと、スケジュールや計画そのものがブレてしまいます。
目標管理を行う方法としては、さまざまなやり方がありますが、比較的取り入れやすいフレームワークとしては、日ごろからよく耳にする、「5W1H（2H）」を用いて考えると、情報や頭の中が整理しやすいでしょう。
- Who （誰が）
- What （何を）
- When （いつ、いつまでに）
- Where （どこで）
- Why （なぜ）
- How （どのように）
- How much （いくら）
ひとつのやらなくてはいけないことに対して、この７つの項目をそれぞれ洗い出すという方法です。
入り組んでいる情報が単純化され、この段階でもすでに細分化されて、やるべきこと（タスク）が明確になってきます。
タスクを明確にして、整理する
やるべきこと（タスク）が明確になったところで、次の段階として、それぞれのタスクを整理していきましょう。
タスクを整理する方法としては、「todoリスト」を作成することです。
一度にすべてやろうとすると、無理が出てスケジュール管理がうまく進まない原因をここでも作ってしまいます。
それを防ぐためにも、それぞれのタスクを❝緊急性❞と❝重要性❞をもとに仕分けしていきます。
仕分けが終わったら、❝優先順位❞の高いものから順に並べ替えていきます。
タスクをスケジュールに落とし込む
タスクの優先順位をつけて見返してみると、意外と数分でその場で終わるものもあったりするので、その場合はその場で終わらせます。
ここまでの作業が完了したら、具体的にスケジュールに落とし込んでいきます。
スケジュールの時間のなかには、❝アポイント型❞と❝タスク型❞が存在します。
- アポイント型とは、他の人も入る会議や商談など、あらかじめ決まった調整しにくい予定
- タスク型とは、自身の裁量で調整が可能な予定
まずは、アポイント型から落とし込んでいきます。
これで、あなたが使える時間が見えてきますので、空いている時間に優先順位をもとに、タスク型の予定を落とし込んでいきましょう。
ここでのポイントとしては、やる気に満ち溢れて、予定を詰め込みすぎないこと。
仕事には、イレギュラーはつきものですのですし、次から次へと仕事は増えていきます。
全体的にもその日のスケジューリングでも、少しのゆとりと余裕を時間に持たせておけば、
対応する時間も確保でき、次の段取りも組みやすくなります。
まとめ「デキるビジネスパーソンになろう！」
いかがでしたか？
時間は有限です。
有効的・効率的に使うためには、ゴールとやることを可視化することによって、ようやくスケジュールがいきるということですね！
効率の良いスケジュール管理。
習慣化させて、対応力と余裕のある「デキるビジネスパーソン」を目指してください！
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