どんな職場でも「この人は仕事ができる」と一目置かれている人っていますよね。
みなさんの周りにもいませんか？
そのような人たちは、職場の中でも頼りにされ、輝いてみます。
まさに、みんなの憧れの的です。
そんないわゆる「仕事ができる人」は他の人と何が違うのでしょうか？
それはズバリ、「スケジュール管理力」です。
自分も仕事ができる人になりたい‼︎という人はスケジュール管理力を身につけることが必要です。
そこで今回は、スケジュール管理が上手にできるようになるためのコツを紹介したいと思います。
スケジュール管理が苦手な人でも簡単に実践できるので、ぜひ最後まで読んで、参考にしてみてくださいね。
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スケジュール管理のメリット
スケジュール管理のコツを紹介する前に、上手にスケジュール管理ができるようになったらどんなメリットがあるのかお話しします。
自分が「仕事ができる人」になったと想像して、ワクワクしながら読んでみてください。
理想の自分をイメージすることはとても大切ですからね‼︎
気持ちに余裕ができる
「やることがたくさんあって何から手をつけたらいいか分からない」
「毎回期限のギリギリになって追い込まれて仕事をしている」
スケジュール管理が苦手な人によくある話です。
こんな状況で仕事をしていると、気持ちに余裕なんてもてないですよね。
そして、仕事がきつい、大変、楽しくないといったネガティブな気持ちになってしまいます。
一方で、しっかりとスケジュール管理を行うと「見通し」がもてます。
やるべきことをサクサクと計画的に進めるので、
仕事に追われることはほとんどありません。
落ち着いて仕事に取り組めるので、気持ちに余裕ができるのです。
仕事のチャンスが増える
スケジュール管理ができる人は仕事のチャンスが増えます。
なぜかというと、「信頼」してもらえるからです。
社会人にとって、締め切りをきちんと守り、やるべきことを確実にこなすということは基本ですが、意外とできていない人が多いです。
いつでも、どんな状況でも継続できることが大切なのです。
いつも慌ただしく仕事に追われている人よりも、確実に仕事をやり遂げる人に上司も仕事を任せたくなります。
まさに日頃の積み重ねで「信頼」は得られるんですね‼︎
プライベートを楽しめる
スケジュール管理が苦手な人は、予定通りに仕事が終わらず、結果残業や休日返上で終わらせることもしばしばあります。
また、やらなければならないことが整理されていないため、いつでも仕事のことが頭をよぎってしまいます。
これではプライベートは楽しめません。
一方でスケジュール管理が上手な人はオンとオフの切り替えをしっかりしています。
業務時間の中できちんと仕事を終わらせるように仕事をしているんですね。
これ、とても大切なことです。
だからこそプライベートを思いきり楽しむことができるのです。
休日に予定をどんどん入れて、それをモチベーションにしていきましょう‼︎
上手なスケジュール管理のコツ
では、実際にどのようにスケジュール管理を行えばよいか、誰でもできるコツを紹介していきます。
スケジュールはスマホとパソコンで管理する
スケジュールをメモするときに、手帳に書いている人もたくさんいるでしょう。
今日からスマホ&パソコンでスケジュール管理をしてみませんか？
私も実践しているおすすめの方法です。
やり方を説明します。
まず、スマホとパソコンで共有できるカレンダーのアプリをダウンロードします。
ちなみに私は「googleカレンダー」を使用しています。
次に、スマホとパソコンでカレンダーの「共有」を行います。
これで準備は完了です。
共有することで、パソコンかスマホのどちらかで予定を入力すると、もう片方の媒体でも確認することができます。めちゃくちゃ便利ですよね‼
そしてメリットがたくさんあります。
- なくさない
- 移動中でも確認できる
- 気軽に入力できる（筆記用具が必要ない）
- メモに気づきや注意事項などを入力できる
また、スケジュールを入力する際に、時間を入力することで、その時間が近づいたら画面でお知らせしてくれます。
そのため、予定を忘れるなんてこともないので、うっかりさんでも安心できます。
ルーティーンを決める
日々、様々な業務がある中で、ルーティーンを決めると仕事を効率よく進めることができます。
例えば こんな感じです。
9：00 出社、１日のスケジュールの確認&準備
9：30 メールのチェック
10：00 企画書作成、訪問先準備
13：00 チームのミーティング、翌日の流れを共有
14：00 取引先へ訪問
17：00 訪問結果をまとめる、お礼の連絡、上司に報告
17：40 デスク周りの片付け、次の日の予定を確認
18：00 退社
ルーティーンを決めることで、やるべきことを忘れてしまったり、一つの業務に時間をかけすぎて他の業務に支障が出たりすることを防ぐことができます。
どのようにしたら、効率よく仕事を進められるか考えて計画を立てるといいでしょう。
仕事に優先順位をつける
毎日やらなければならないことってたくさんありますよね。
それらに優先順位をつけましょう。
このように仕事を分類してみてください。
A 緊急性○、重要性○（来週の会議の資料作成）
B 緊急性○、重要性×（メールのチェック）
C 緊急性×、重要性○（3か月後の新プロジェクト立ち上げの準備）
A、B、Cに分けたときに、多くの人はAとBの仕事を優先してしまいがちです。だって、どちらも緊急性が高いですからね。
しかし、仕事ができる人はCを大切にします。
なぜかというと、早めにとりかかることで、必要なものや、やっておくべきことが明確になり、余裕をもって準備ができるからです。
締切間近になって、バタバタと準備するなんてことはないのです。
「でもCの時間をいつ取ればいいの？」
Cの仕事は午前中にするのがオススメです。
午後にやろうと計画していても、他の仕事が優先されて、「また次回でいいや」と後回しにされることが多いです。それでは意味がありません。
AやBの仕事は緊急性があるので、その日のうちに意地でもやろうとします。
結果、A、B、C全てを１日で進めることができるということです。
この視点を踏まえて、ルーティーンを決めてみましょう。
質よりスピード重視‼︎
やることがどんどん増えて、スケジュールが追いつかないという人は、
仕事をていねいにやり過ぎていませんか？
もちろんていねいに仕事をすることは大切なのですが、一つ一つに時間をかけすぎて、他の業務に支障が出るのは本末転倒です。
完璧を目指していろいろ悩むのではなく、とりあえず取りかかります。
作業中も、こだわりすぎず、テンポよく進めて、ある程度まで仕上げてしまうことを意識してください。
最後に必要であれば修正し、誰かにアドバイスを求めればよいだけです。
完成までの時間がうんと短縮されていることに気づくはずですよ‼︎
ぜひ仕事をテンポよく片付けていく感覚を身につけてくださいね‼︎
まとめ
「仕事ができる人」になるためには、スケジュール管理が重要です。
理想の働く自分の姿はイメージできましたか？
- 気持ちに余裕ができる
- 仕事のチャンスが増える
- プライベートを楽しめる
今回紹介したコツはすぐに始められるものばかりです。
試してみてくださいね。
- スケジュールはスマホとパソコンで管理する
- ルーティーンを決める
- 仕事に優先順位をつける
- 質よりスピード重視‼︎
仕事ができる人もすぐに仕事ができたわけではありません。
それでも諦めずに、向上心をもって取り組んだことで、
上手にスケジュール管理ができるようになったのです。
あなたもスケジュール管理が「苦手」から「得意」になる
第一歩を踏み出しましょう‼︎︎
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