必要な書類が見つからずいつも探していませんか？
書類の整理が出来ていないと仕事の効率が落ちるばかりかミスの原因となってしまいます。
片付かない書類をスッキリ整理する方法を３ステップで解説します。
書類が片付かない理由
書類の整理が苦手な人の共通点は次の通りです。
- 不要な書類が多い
- 何の書類かわからない
- どこにあるのかわからない
まず、絶対的に不要な書類が多いのです。
しかも必要なものと不要なものが混在しているのでたちが悪いのです。
また、ファイルにタイトルや見だしタブが付いていなかったりします。
こんなごちゃ混ぜのファイルがデスクの上や引き出しの中にランダムに置かれていたらもうカオスですよね。
あたなのデスクもこんな感じになっていませんか？
書類整理の3ステップ
では、書類をスッキリ整理する方法を３ステップで紹介します。
- いらない書類を処分する
- 分類して名前を付ける
- 定位置を決めて置く
『そんなことわかってるよ！』という声が聞こえてきそうですがちょっと待ってください。
知っていることと実際にやることの差は大きいのですよ！
最初に徹底していらない書類を処分してください。
また少なくとも週に一回は不要書類がないかチェックしてください。
次に、書類をキッチリ分類しましょう。
ファイルの表紙と背表紙に大きくタイトルを書きます。
必要であればファイルの中も見出しタグをつけてきれいに分類します。
最後にファイルを置く場所を決めます。
使用頻度を考えて置くわけですが、デスクに置く際は必ず立てて置きましょう。
横にして置くと次々と積み重ねてしまい取りにくくなる一方です。
アッという間に編集者のようなデスクになってしまいますよ。
ファイルの定位置をしっかり決めたら、取り出したファイルは必ず元の場所に戻すようにします。
理想のデスクの状態をキープしよう
当たり前のことで拍子抜けしたかもしれませんが、書類の整理に特別な裏技なんてありません。
必要なものだけを しっかり分類して 決められた場所に置く
これ以外に何があるというのでしょうか。
大切なことは、この状態を継続することなんです。
デスクの上に広げてある書類は、今使っている書類だけ！
これが理想の状態です。
書類の整理は時間の節約につながる
『わかっているけど忙しくて書類の整理ができないんだよね…』
私も以前はそう思っていました。
でも考えてみてください。
忙しい中で書類探しに時間を使うのであれば、最初に時間を取って書類を整理した方が良いと思いませんか？
先に時間を使うか後で使うかの違いです。
そして、最初に整理しておいた方がトータルでは絶対に時間の節約になります。
理想のデスクをキープするコツ
最後に理想の状態をキープするコツを紹介します。
- 一日の中で書類を整理する時間を決める
- 一週間の中でしっかり整理する日を決める
- 書類は積み重ねず立てて並べる
- スキャンして出来るだけ書類を減らす
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