温泉旅館で泊りがけの忘年会
成功させられるかどうかは幹事さんの腕にかかっていますよ。
幹事がしっかり務まる人は仕事でも評価されるでしょうし、失敗すると『あいつは仕事ができないやつ』のレッテルを貼られてしまうかもしれません。
温泉旅館で働いている恐妻家フロントマンのCANです。
様々な企業の幹事さんを見てきましたが、打ち合わせや当日の動きを見ていると
『この人、仕事出来る人なんだろうなぁ』
とか、その逆の印象を受ける幹事さんもいます。
こちらの記事では、温泉旅館フロントマンの目線から見た幹事さんが失敗しない為の注意点を紹介したいと思います。
窓口は一人
時々あるパターンで困るのが、幹事さん的な人が複数いていろんな方とやり取りしながら準備を進めることです。
お客様サイドで情報共有できているのかとても心配になります。
が、往々にして幹事さんグループは情報共有ができていません。
一人ひとり言うことが違っていると、忘年会当日にバタバタすることになります。
幹事さんは大変ですが、宿とのやり取りは一人に決めて進めた方が間違いないです。
もちろん相談できる人が何人かいたほうが見落としがなくて良いと思います。
ドアカード
部屋の前に貼り出す名簿を『ドアカード』と呼んだりします。
これがあるとお客様がバラバラに到着した際に宿としては一人ひとり部屋まで案内する必要がなく方向を示すだけで済みますし、お客様自身も部屋を行き来する際に確認出来て便利です。
会社名を出したくない時は、個人名だけでも良いでしょう。
また、部屋割りの名簿を事前に全員に配布しておくと、当日のチェックインがスムーズにいきます。
名簿はパソコンで大きめの文字で作成してください。
FAXなどでいただいた名簿を見て旅館ではドアカードを作成しますが、手書きや小さい文字では潰れたりして読みにくく、間違いのもとになります。
飲み放題
飲み放題にするかどうかは、判断が難しいこともあります。
メリット、デメリットを考えてみました。
【飲み放題のメリット】
- 計算が楽
- 予算を気にしながら宴会をする必要がない
- 多少の持ち込みを多めに見てもらえることがある
【飲み放題のデメリット】
- 女性が多かったり、予想より飲まないと高上がりとなる
- メニューが限られることがある（生ビールはダメなど）
- 知らないうちに追加注文している人がいて、会計時に驚く
人数把握
ほとんどの旅館で、当日のキャンセルは、100％の金額を請求されると思います。
社内に忘年会の案内を出す際も出欠の締め切り日を明確にしたうえで、『締め切り以降のキャンセルは100％徴収します』というように文書で明記した方が良いでしょう。
予算
宴会して1泊過ごす中で、予想外の出費は意外とあるものです。
- 知らない所で追加注文されていた
- 客室でワインをこぼして畳代を請求された
- 酔った勢いで旅館の備品を破損してしまった
- 急に予定になかったカラオケを使うことになった
など、想定外のことはありますので予備費を取っておいた方が安心です。
予備費が余った場合は、後日均等割りして返金します。
ここまでが、幹事さんの仕事です。
最後までしっかり務めることであなたの評価も上がると思いますよ。
挨拶依頼
- 宴会時の乾杯の挨拶
- 中締めの挨拶
- 二次会の挨拶
など、挨拶する人はあらかじめお願いしておくべきです。
頼まれる方も準備期間があれば心の余裕が出るというものです。
突然のご指名で、まとまりのない話をダラダラされると場の雰囲気もおかしくなってしまいますよ。
カラオケ
宴会でカラオケを使う場合は、早めに頼んでいた方が間違いないです。
旅館によって貸し出しできる台数があまりないこともあります。
ましてや忘年会シーズンですので、早い者勝ちになりがちです。
歌いたい人がたくさんいるのに手配できなかったら、幹事さんに非難が集中しますよ。
舞台
舞台を使って出し物をしたい時もカラオケと同様に早めの手配が肝心です。
舞台付の宴会場は、少ないですからね。
舞台上で大人数で踊るなどの出し物をする場合は、事前に舞台の広さを確認しておくと間違いないです。
部屋割り
旅館によっては、禁煙室・喫煙室が細かく分かれていたりします。
希望通りの部屋を抑えるには、やはり先手必勝です。
予約が遅いと宴会場から遠い部屋になったり、部屋同士が離れ離れになるなど、宿側の都合に合わせることになります。
必要な部屋数だけでも早めに抑えましょう。
二次会
ダメな幹事さんの例
『二次会はやらないだろう』と思って予約せずに当日を迎え、宴会後の流れで『カラオケやろう！』となってから旅館に問い合わせてもすでに一杯で断られる、というパターンです。
頼むなら早めに予約を入れておく。
頼まないなら二次会部屋を決めておく。
安易に考えていると失敗します。
普段の仕事と同じですよ。
集金方法
宿泊日当日に現地で集金することもあるでしょう。
その際は、釣銭を用意することを忘れてはいけません。
多額の現金は、しっかり部屋の金庫に保管するかフロントに預けましょう。
宿泊代だけ先に支払ってしまうのもアリですが、会計を2回に分けるのは宿が嫌がることがあります。
請求額をしっかり確認した上で1回で会計を済ませたいのが宿の本音です。
ですので、多額の現金はフロントに預けることをおすすめします。
まとめ
あらゆる項目で言えることですが、幹事を成功させるコツは『早めの準備』です。
手配、依頼が遅くなるほど後手後手になってしまい、希望通りの宴会が出来なくなってしまいます。
どうしても時期が重なってしまう忘年会ですから、なおさら早めに動くことを心掛けてください。
これって普段の仕事と同じことですよね。
最後に、宿のスタッフは幹事さんや従業員の方を見ていますよ。
地元の企業の場合は、『あの会社はしっかりしている』とか『常識のない社員ばかりだ』などの印象を持つこともあります。
私の経験から言わせていただきますと、公務員・教員・お坊さんなどを対応していると『アレッ？』と思うような残念な振る舞いをされることが多いですね。
日常業務を忘れて楽しむ場所だからこそ、常識的な振る舞いを意識した方が良いと思います。
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