効率的な仕事の進め方とは？
毎日毎日慌ただしく過ぎる日々。
息つく暇もなくバタバタして、うっかりミスをしてしまう・・・など、ほんの少し、気を付けることで、一日の業務を無駄なく円滑に進められる方法があります。
それは、「To Do リスト」を作ること。
特別なスキルでもなんでもない。
でも、これを作るだけで、一つ一つの業務の優先順位を見極め、効率よく一日の業務がこなせるようになります。
朝、出社したらまず、パソコンの電源を入れ、立ち上がるまでの間、印刷に失敗した紙の裏などを使って、その日しなければいけないタスクをリストアップします。
あくまで自分がわかればいいので、走り書きでも、英語でも、とにかく書きます。
立ち上がったパソコンでメールを開き、さらに何かすべき事項があるか確認。
あれば、すぐに行動する前に一旦、To Do リストに追加します。
そして今度は、何から先にこなさなければいけないか、優先順位をチェックします。
タスクに番号を振って、さあ業務開始！
そうして一日進めていくと、その都度新しいタスクも飛び込んできます。
それをまた走り書きでもいいから、To Do リストに追加します。
一日の終わり、To Do リストをチェック。
こなしたタスクを線で引くと、なんだか爽快で、少しだけ達成感が湧きます。
もし、その日やり残したことがあれば、また新しいリストにそのタスクを書き込みます。
これを毎日繰り返すよう心掛けると、習慣づけられるようになります。
『To Do リスト』を作るメリット
To Do リストを作ることでこんなメリットがあります！
- その日どんなことをしたか振り返ることができる。
- 仕事を優先順位の順にこなし、うっかりミスも最小限に防げる。
- 出張中の上司から、その日どんな業務をしたか聞かれてもさっと答えられる。
- 新しい仕事を任される際も、大まかな時間配分ができるようになる。
「わざわざ紙に書かなくても、頭の中でできる」と思っていても、あまりにも忙しい現場では、「忙殺」という言葉もあるほど。人間ですから忘れてしまうこともあります。
紙に書くことで、頭の片隅にあることも、忘れずにこなすことができるのです。
たかがそれだけ。
されどそれだけ。
私は、この方法で、印刷ミスした紙も再利用して、時間も紙も無駄なく使えるようになりました。
デスクワークで毎日追い立てられるように慌ただしくされている方、少し面倒かもしれませんが、To Do リストを作って、効率よく円滑にお仕事をしましょう。
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