「部長、おはようございます‼︎ 話とはなんでしょうか?」
「君、明日から１週間、海外出張に行ってもらうから。よろしくー」
「・・・えええええええぇぇぇ⁉︎」
こんなドラマのようなベタな展開、「私には関係ありません。」なんて思っている人がほとんどでしょう。
しかし、今このページを読んでいるあなたはまさにこんな状況に頭を抱えているのではないでしょうか。（前日に言われることなんてありえないですが笑）
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「いきなり海外に行けと言われても、英語も喋れないし困ります‼無理です‼︎︎」
なんて心の中では思っても、会社の命令であれば行かざるを得ないですよね。
ここでブルーな気持ちになってしまうかもしれませんが、冷静になってみてください。
上司が海外出張にあなたを選んだということは、きちんと理由があるはずなんです。
「誰でもいいや」なんていう適当な気持ちで、海外出張に行かせる上司はいません。
そう、あなたはまさに選ばれし戦士なのです。
まずは、海外出張に行かせてもらえるチャンスをいただけたということに感謝をして、前向きにとらえるようにしましょう。
では、選ばれし戦士としての覚悟が決まったところで、海外出張でどうやって自分の役割を果たせばよいのか考えていきましょう。
みなさんの１番のネックはやはり「英語」だと思います。
英語への不安がなくなるだけで、あなたの気持ちはうんと軽くなるはずです。
じゃあ、英語を身につけるために英会話教室に通ったり、英語の参考書で勉強したりすればいいかというと、そうはいきません。
英語は少し勉強しただけで身につくことはありませんから。
つまりこれらの方法はあまり現実的ではなさそうです。
特に出張日が迫っている場合は、もっと時間を有効に使った方がよいでしょう。
そこで今回は、英語が得意ではないあなたが海外出張までにしておくべきことと、海外出張中に相手と上手に関わるためのポイントについてお話ししたいと思います。
この出張までの準備期間であなたの海外出張が上手くいくかどうかが決まると言っても過言ではありません。
ぜひ、最後まで読んでいただき、準備にとりかかってほしいなと思います。
海外出張までにやっておくべきこと
伝えたいことを英語でまとめておく
普段、日本語しか話さない私たちにとって、英語でテンポよく会話することはかなりハードルが高いです。それがビジネスとなるとなおさら難しいでしょう。
そこで、事前に英語でまとめておきます。
特に、伝えなければならない重要なことについては英文で準備しておきましょう。
この時に、自力で難しければ、翻訳できるサイトやアプリを使って日本語から英語に変換することもできますし、周りに英語が得意な人がいれば英文をチェックしてもらうこともできます。
たとえ準備した英文が完璧なものでなかったとしても、ある程度の趣旨は相手に伝わるはずです。
それだけでもずいぶんやりとりがスムーズになりますよ。
また、文章だけでなく、図や写真などがあるとより分かりやすいですよね。
パワーポイントなどでまとめておくのも効果的だと思います。
出張先の現地についてバタバタするのではなく、日本にいるうちにしっかりと準備をしておきましょう。
英語を声に出す（アウトプットする）
これ、とても大切です。
日本人は英語を話すときに、文法や発音を気にして英語を話すことに抵抗がある人が多いです。
その状況で外国人を前にすると、声に出せない、または自信なさげな話し方をしてしまうようになります。
それでは相手先にもいい印象は与えません。
だからこそ、しっかりと英語を声に出しておきましょう。
そういう目的であれば、英会話教室に通うこともオススメです。
話し相手がいることで、より出張時のイメージが湧き、心の準備ができます。
また、相手の英語が聞き取れなくても、固まってはいけませんよ‼︎
「Pardon?」としっかり聞き返しましょうね。
こういったリアルなやりとりもぜひ知っておきましょう。
このような地道な努力は絶対に裏切りませんから‼︎
出張先の国の文化やビジネスマナーについて調べておく
ついつい英語ばかりに気を取られがちですが、相手の国の文化やビジネスマナーについては知っておいたほうがよいです。
失礼なことをしてしまって、せっかくの準備が台無しになってはいけませんからね。
例えば
中国では、遅刻は絶対にしてはいけません。ビジネスにおいて遅刻をしないのは当たり前ですが、中国では遅刻は相手への侮辱行為とされており、他の国以上に印象を悪くしてしまう可能性があります。
いつも以上に余裕をもって行動することが大切です。
欧米では、あいさつの場面で日本ほど名刺交換を重要視していません。
それよりも握手をとても大切にします。
握手は相手の目を見ながら、力強く握手をすることで、ビジネスへのやる気をアピールします。
逆に、弱い握手だと相手への関心のなさや自信のなさととらえられ、あまりよい印象を与えません。
その他にも、海外ではプライベートな質問（家庭、宗教、政治など）はタブーとされている国も多いので、そういったことも理解しておきましょう。
相手の国や文化を知ろうとすることも海外出張では大切なことなんです‼︎
ここまで、海外出張前にやっておくべきことをお話しました。
意外とやることが多いです。
時間を有効に使いましょうね‼︎
海外出張中、相手先と上手に関わるためのコツ
日本でしっかり準備をしても、いざ現地に到着すると緊張しますよね。
そこで、相手先と上手に関わるためのコツについてお話したいと思います。
これらを意識することで、英語が苦手なあなたでも相手に良い印象を与えることができるはずです。
ぜひ参考にしてみてください。
自己紹介を堂々と行う
握手や名刺交換が一通り終わったら、自分がどんな人物なのかが分かる自己紹介をしましょう。
名前だけでなく、会社、部署、普段の仕事の内容なども入れるとよいですね。
もちろん、それ以外のことを入れても構いませんが、その場にふさわしい内容かどうかは判断しましょう。
この時に意識したいのが、堂々とした態度で、ゆっくり、ハキハキと話すことです。
英語が得意ではない分、語学以外でアピールしましょう。
おどおどと小さな声で話しても、相手を不安にさせてしまうだけです。
相手の目を見ながら、自信をもって自己紹介をすれば文句なしです‼︎
道具を有効に使う
相手先との話し合い場面でも、落ち着いて行動しましょう。
そして、ここで事前に準備していた資料などを有効活用するとよいです。
もちろん、資料だけでは説明が不十分の場合は、補足で説明する必要があると思うで、簡単な英単語や専門用語などはきちんと言えるようにしておきましょう。
また、最近ではスマホの翻訳アプリなどもあるので、このようなツールを活用してもいいです。
ですが、忘れてはいけないのはこれらはあくまでもコミュニケーションをとるための手段に過ぎません。大切なのはあなたの真摯な姿勢です。
いくら資料がよくても、あなたのふるまい次第でマイナスに評価をされてしまう可能性は十分あるので、最後まで気を抜かないようにしましょう。
コミュニケーションを諦めない
どれだけ一生懸命に英語を理解しようとしても、分からないときは分かりません。
これはとても悔しいんですけど、言葉の壁は思っている以上に大きいのです。
でも、ここで自信をなくしてコミュニケーションを諦めてしまったら絶対にダメです。会社の代表として、あなたにはやるべきことがあるのです。
だから、自分の考えはきちんと伝えましょう。
相手の話が分からなかったら、もう一度聞き返したり、質問したりしましょう。
文を作るのが難しかったら、単語を並べるだけでもいいです。
ジェスチャーでも伝わるかもしれません。
とにかく、コミュニケーションを諦めないでください。
そのあなたの姿勢を見て、相手先が悪い印象をもつと思いますか？
きっと前向きに評価してくれるはずですよ。
あなたができることをやりきりましょう。
まとめ
今回は、海外出張までにしておくべきことと、海外出張中に相手先と上手に関わるためのポイントについてお話ししました。
ポイントをまとめます。
- 海外出張までにやっておくべきこと
- 伝えたいことを英語でまとめておく
- 英語を声に出す（アウトプットする）
- 出張先の国の文化やビジネスマナーについて調べておく
海外出張中、相手先と上手に関わるためのコツ
- 自己紹介を堂々と行う
- 道具を有効に使う
- コミュニケーションを諦めない
英語ができなくても自信をなくすことはありません。だって、私たちは普段日本語しか話さないんですから、しょうがないです。
でも、そんな状況でもやれることはたくさんあります。
ぜひ前向きに行動してみてください。
きっと、あなたにとって成長できるきっかけになるはずですよ。
選ばれし戦士として、胸を張って飛び立ってくださいね。︎
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