誰しも仕事でついうっかりミスをしてしまうことってありますよね。
特に新人のときは、慣れていない仕事だったりしてミスをしてしまうことがあると思います。
この記事ではそんな新人さんのために、仕事のミスをどうやって上司に報告すればよいかを解説します。
また、仕事のミスを減らすための具体的な方法についてもいくつかご紹介していきますので、ついうっかりミスをしてしまう新人さんは是非ご覧ください。
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仕事のミス、どうやって報告する？
ミスをしてしまった！
そのときにどうすればよいかといいますと、まずはすぐに報告をします。
なぜなら、ミスは放置することによって被害が拡大する恐れがあるからです。
また、ミスの発覚と報告が早ければ早いほど修正をすることが容易になります。
そして大切なことは、正確に報告するということです。
具体的には、以下の点に注意します。
・客観的な事実を報告する
・まとまりのある話し方をする
・5W1Hをはっきり伝える
つい言い訳や自分の思いを言いたくなると思いますが、ここはぐっとこらえます。
なぜなら、ミスの報告をするときにそういったものは不要だからです。
ミスの原因がわかっているのであればその事実を伝えます。
それがわからない場合は、わかる範囲で事実を隠さずに伝えます。
そうしてなるべく早い段階での報告が終わると、後に報告書を提出します。
どのようなミスがあったのかということを、きちんと報告書という形で残すことが大切です。
それが会社全体の今後のミス防止につながるからです。
報告書には、以下のことをできる限り詳しく記入します。
・5W1Hについて
・どの程度の被害があったのか
・どのような対応をして、現状はどのようになっているか
・今後の防止策について
以上が仕事でミスをしたときの報告の仕方となります。
まとめると、次のようになります。
・ミスが発覚したらすぐに報告！
・報告するときは、客観的事実をもとに正確に伝える！
・即時報告が完了して落ち着いたら、報告書にまとめる！
このようなことを意識して、ミスの報告をしてみてくださいね。
では、報告の仕方がわかったところで、これからどのようにして仕事のミスを減らしていくのかということについてみていきたいと思います。
仕事のミス、どうやって減らす？
具体的な方法をいくつかご紹介します。
１．ミスを防止するための仕組みをつくる
何事も仕組みづくりが大切です。
ミスを防止するために、その仕組みをつくってみましょう。
例えばこれまで自分がやってしまったミスや、これまで他の人がやってきたミスを文字に起こして随時それを確認する、といった方法があります。
いわゆるチェックシートですね。
そこに書かれてあるようなミスをしていないか確認することで、防止しようという仕組みです。
一つ具体的な例を挙げましたが、ぜひ自分専用のミス予防の仕組みをつくってみてください。
２．ホウレンソウを徹底する
ホウレンソウはご存知ですよね。
報告、連絡、相談をまとめてよく言いますよね。
基本中の基本ですが、改めてこれを徹底するということを心がけてみてください。
ここがしっかりしていると、コミュニケーションの不足によるミスが激減すると思います。
また、ミスが起こる前の対策を取ることもできます。
どこの会社でもよく言われることだとは思いますが、もう一度初心にかえって意識してみるとミスを減らすことができるかもしれません。
３．短期集中型の働き方をする
どうしても長時間ダラダラと仕事をしていると、疲れが出たりすることでミスを起こしてしまうことがあると思います。
ですので仕事の途中に休憩をはさむなどして、連続して仕事に集中しなければならない時間を短くするという方法があります。
疲れない人などいないと思うので、このようなやり方で短期集中型の働き方をしてミスを減らしましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
新人のときはどうしてもミスをしてしまうことも多いと思います。
この記事でご紹介したミスの報告の仕方、ミスを減らす方法を参考にしていただいて、これからもお仕事がんばっていただきたいです。
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